Funktionen im Detail
Sechs Bereiche, die ineinandergreifen — jeweils mit einer Situation, die du kennst, den Einstellungen, die du dafür hast, und dem, was der Bereich nicht leistet.
Monitoring
WhatTheySay fragt deine verbundenen Quellen in festem Takt ab, erkennt neue und geänderte Bewertungen und meldet, was deine Aufmerksamkeit braucht.
Ein Gast schreibt am Sonntagabend eine 1-Stern-Bewertung ohne Text — du erfährst es Montag früh um 7 statt in zwei Wochen.
- Quellen: Google, Tripadvisor, Trustpilot und Yelp. Je nach Plan verbindest du 2 bis 50 davon.
- Geänderte Bewertungen werden versioniert: Du siehst es, wenn aus drei Sternen nachträglich einer wird.
- Verschwundene Bewertungen werden markiert — so lässt sich nachvollziehen, ob eine Meldung Erfolg hatte.
- Alerts kommen per E-Mail, auf Wunsch zusätzlich per Telegram und im Dashboard. Schwellen, Empfänger und Ruhezeiten (etwa 22 bis 8 Uhr sammeln statt sofort melden) stellst du selbst ein.
- Fällt eine Quelle aus, sagt WhatTheySay dir das, statt still nichts mehr zu liefern.
Wichtig zu wissen: Wir arbeiten mit dem, was öffentlich abrufbar ist. Für Google heißt das: die neuesten Bewertungen je Quelle, nicht zwingend die vollständige Historie.
Löschkandidaten
Jede neue oder geänderte Bewertung läuft durch einen Klassifikator, der sie an den Richtlinien der Portale misst.
Eine Bewertung nennt deine Servicekraft beim Vornamen und wirft ihr persönlich etwas vor. WhatTheySay erkennt die Personendaten, stuft den Fall mit Priorität hoch ein und legt dir eine fertige Begründung samt Link zur Rezension vor.
- Geprüft wird unter anderem auf Werbung, Hassrede, Drohungen, Beleidigungen, themenfremde Inhalte, Interessenkonflikte, Spam- und Fake-Muster, Personendaten, riskante Tatsachenbehauptungen und den Ein-Stern-Fall ohne Text.
- Jeder Treffer bekommt eine Priorität (hoch, mittel, niedrig), eine Begründung mit Zitat und Richtlinienbezug sowie den empfohlenen Meldeweg.
- Die Arbeitsliste führt jeden Fall durch die Stufen neu, geprüft, gemeldet und schließlich entfernt oder abgelehnt.
- Verschwindet eine gemeldete Bewertung später, trägt WhatTheySay das von selbst nach.
Wichtig zu wissen: WhatTheySay reicht keine Meldung ein und stellt keinen Löschantrag in deinem Namen. Wir bereiten den Fall vor, abschicken musst du ihn — und ob die Bewertung verschwindet, entscheidet allein das Portal. Eine Löschung kann dir niemand zusagen, wir auch nicht. Die Einschätzung ersetzt keine Rechtsberatung.
Prävention
Ein Feedback-Funnel fragt deine Gäste vor Ort nach ihrer Erfahrung. Wer zufrieden war, kommt direkt zu deinen Bewertungsprofilen; wer es nicht war, kann dir zuerst intern schreiben.
Ein Tisch hat 40 Minuten auf das Essen gewartet. Auf dem Kassenbon steht ein QR-Code; der Gast vergibt zwei Sterne und schreibt zwei Sätze ins interne Formular. Du liest das am selben Abend — und kannst dich melden, bevor der Gast zu Hause auf dem Sofa sitzt.
- Öffentlicher Link und QR-Code im eigenen Branding, für Tischaufsteller, Speisekarte, Kassenbon oder Rechnung.
- Negatives Feedback löst sofort einen Alert aus und wird zum Fall in der Arbeitsliste Prävention: offen, in Kontakt, gelöst.
- Hat der Gast eine E-Mail-Adresse hinterlassen, kann WhatTheySay eine Service-Recovery-Mail vorbereiten oder direkt senden.
- Die Funnel-Statistik zeigt Aufrufe, die Verteilung auf den öffentlichen und den internen Weg und die Zahl der intern abgefangenen Rückmeldungen.
Wichtig zu wissen: Der Link zu deinen öffentlichen Bewertungsprofilen ist in jedem Zweig erreichbar, auch nach zwei Sternen — der Funnel entscheidet nicht, wer bewerten darf. Und er verhindert schlechte Bewertungen nicht zuverlässig: Prävention heißt hier Funnel, Frühwarnung und schnelle Reaktion. Wer öffentlich schreiben will, schreibt öffentlich.
Outreach
Regeln verbinden ein Ereignis mit einer E-Mail: an den Gast, an dein Team oder als vorbereiteten Antwortvorschlag an dich.
Ein Gast hat im Funnel zwei Sterne gegeben und seine Adresse hinterlassen. Eine Regel schickt ihm eine Entschuldigung mit deinem Absender und deinem Text — sofort oder erst, nachdem du den Entwurf freigegeben hast.
- Auslöser: neue Bewertung ab einer Sterneschwelle, erkannter Löschkandidat, negatives Funnel-Feedback oder eine Bewertung ohne Text.
- Jede Regel läuft automatisch oder im Freigabemodus; im Freigabemodus liegt die Mail als Entwurf bereit und geht erst mit deinem Klick raus.
- Vorlagen mit Platzhaltern für Name, Sterne, Bewertungstext und Quelle, deutsch und englisch, mit Testversand an die eigene Adresse.
- Absender, Antwortadresse und auf Wunsch dein eigener SMTP-Server sind einstellbar.
- Obergrenzen pro Tag und Monat, Dedupe je Empfänger und Anlass sowie ein Abmeldelink in jeder Gast-Mail sind fest eingebaut.
Wichtig zu wissen: Angeschrieben wird nur, wer seine Adresse selbst hinterlassen hat — praktisch also über den Funnel. Kontaktdaten aus Bewertungsportalen verwenden wir dafür nicht.
Reports
Wöchentlich oder monatlich fasst WhatTheySay zusammen, was passiert ist — und im Dashboard siehst du dieselben Zahlen laufend.
Montagmorgen liegt eine Mail im Postfach: 4,2 statt 4,3 Sterne im Schnitt, elf neue Bewertungen, zwei neue Löschkandidaten, eine gemeldete Bewertung ist verschwunden, neun Rückmeldungen sind über den Funnel intern geblieben.
- Inhalt: Rating-Entwicklung, neue und verschwundene Bewertungen, Bilanz der Löschkandidaten, Funnel-Zahlen und ein Social-Digest.
- Als E-Mail mit PDF oder als Link auf die Report-Ansicht; Rhythmus und Empfänger stellst du ein.
- Das Dashboard zeigt Rating je Quelle mit Trend, offene Löschkandidaten, offene Präventionsfälle, den Outreach-Versandstand und die Erwähnungen der letzten sieben Tage.
Was WhatTheySay nicht tut
Damit du nach sieben Tagen nicht überrascht bist.
- Wir reichen keine Löschanträge bei Google, Tripadvisor oder anderen Portalen ein. Wir bereiten die Meldung vor, abgeschickt wird sie von dir.
- Wir versprechen keine schlechte Bewertung weniger. Prävention besteht aus Funnel, Frühwarnung und schneller Reaktion — nicht aus einer Garantie.
- Wir kaufen, verkaufen und schreiben keine Bewertungen und beauftragen auch niemanden damit.
- Wir halten niemanden davon ab, öffentlich zu bewerten. Der Weg zum öffentlichen Profil bleibt im Funnel jederzeit offen.
- Wir geben keine Rechtsberatung. Bei schweren Tatsachenbehauptungen weist WhatTheySay auf den Rechtsweg hin, mehr nicht.
Der Bewertungs-Check: sieh an deinen eigenen Bewertungen, was WhatTheySay findet
Wir prüfen je Portal deine neuesten bis zu 50 Bewertungen gegen die Richtlinien der Portale und schicken dir das Ergebnis per E-Mail. Kein Verkaufsgespräch.
- Wie viele Bewertungen meldbar wirken — nach Priorität hoch, mittel, niedrig
- Zwei bis drei anonymisierte Beispiele mit Begründung
- Der passende Meldeweg je Fall — in Sätzen zum Übernehmen
Zwei Checks je E-Mail-Adresse in 30 Tagen. Der Report ist eine Einschätzung nach den Richtlinien der Portale und ersetzt keine Rechtsberatung.
Social
WhatTheySay liest öffentliche Erwähnungen deines Namens in den Netzwerken mit und bewertet ihre Tonlage.
Jemand postet ein Foto deines Tellers auf Instagram mit einer spitzen Bemerkung über die Portionsgröße. In keiner Bewertung taucht das auf — im Social-Monitoring schon, und du kannst freundlich antworten, bevor der Kommentarstrang ein Eigenleben entwickelt.
Wichtig zu wissen: Erfasst wird nur, was öffentlich sichtbar ist. Private Konten, geschlossene Gruppen und Direktnachrichten bleiben außen vor.