Funktionen · Outreach
Regeln, die aus einem Ereignis eine fertige E-Mail machen
Du legst einmal fest, was passieren soll, wenn eine Bewertung unter deiner Sterneschwelle eintrifft oder jemand im Funnel Ärger meldet. WhatTheySay schreibt die Mail aus deiner Vorlage und schickt sie sofort oder legt sie dir als Entwurf hin.
Die Antwort, die du dreimal verschoben hast
Sonntag, 22:14 Uhr: zwei Sterne bei Google, ein Satz über die Wartezeit. Du liest das Montagmittag zwischen zwei Lieferungen, willst antworten, findest die richtige Formulierung nicht und verschiebst es auf später. Am Donnerstag steht die Bewertung immer noch unbeantwortet da, und inzwischen wirkt jede Antwort wie eine Pflichtübung. Mit einer Outreach-Regel liegt der Antwortentwurf schon Montag früh in deinem Postfach: lesen, zwei Wörter ändern, fertig.
Was der Bereich Outreach für dich übernimmt
Gast, Team oder Antwortentwurf
Jede Regel legt fest, wohin die Mail geht: an dein Team, als vorbereiteter Antwortentwurf an dich oder an einen Gast, der seine Adresse selbst im Funnel hinterlassen hat. Der Entwurf ist für den Fall gedacht, in dem du öffentlich antworten willst und nur den ersten Satz brauchst.
Automatisch oder erst nach deinem Klick
Jede Regel läuft im Automatikmodus oder im Freigabemodus. Im Freigabemodus liegt die fertige Mail als Entwurf bereit und geht erst raus, wenn du sie freigibst.
Vorlagen mit Platzhaltern, zweisprachig
Name, Sterne, Bewertungstext und Quelle setzt WhatTheySay in deine Vorlage ein, auf Deutsch und auf Englisch. Bevor eine Regel scharf geht, kannst du dir die Vorlage einmal an die eigene Adresse schicken und sie so lesen, wie der Empfänger sie sieht.
Service Recovery aus dem Funnel
Meldet jemand über den Feedback-Funnel Ärger und hinterlässt seine E-Mail-Adresse, kann die Entschuldigung noch am selben Abend rausgehen. Parallel läuft der Fall in der Prävention-Arbeitsliste weiter, bis er gelöst ist.
Absender und SMTP gehören dir
Absender und Antwortadresse stellst du selbst ein, auf Wunsch verschickt WhatTheySay über deinen eigenen SMTP-Server. Antwortet der Gast, landet die Mail dort, wo du sie ohnehin liest.
Die Mechanik im Detail
- Als Auslöser stehen zur Wahl: neue Bewertung unter einer Sterneschwelle, erkannter Löschkandidat, negatives Funnel-Feedback und Bewertung ohne Text.
- Obergrenzen pro Tag und pro Monat sind fest eingebaut und lassen sich nicht wegklicken.
- Dedupe je Empfänger und Anlass verhindert, dass dieselbe Person zur selben Sache zweimal angeschrieben wird.
- In jeder Mail an einen Gast steht ein Abmeldelink, ohne Ausnahme.
- Den Testversand an die eigene Adresse kannst du für jede Vorlage nutzen, bevor die erste echte Mail rausgeht.
- Im Dashboard siehst du den Versandstand: was rausgegangen ist und was noch als Entwurf auf deine Freigabe wartet.
Wichtig zu wissen: WhatTheySay veröffentlicht keine Antwort auf Google, Tripadvisor, Trustpilot oder Yelp. Der Antwortentwurf kommt per E-Mail zu dir, einstellen musst du ihn im Portal selbst. Und angeschrieben wird nur, wer seine Adresse selbst hinterlassen hat, praktisch also über den Funnel; Kontaktdaten aus Bewertungsportalen verwenden wir dafür nicht.
Häufige Fragen zu Outreach
Antwortet WhatTheySay automatisch auf meine Google-Bewertungen?
Nein. Die Regel erzeugt einen Antwortentwurf und schickt ihn dir per E-Mail, veröffentlicht wird er von dir im Portal. Automatisch verschickt werden E-Mails, keine öffentlichen Antworten.
Was heißt Service Recovery hier konkret?
Jemand meldet über den Feedback-Funnel, dass etwas schiefgelaufen ist, und hinterlässt seine E-Mail-Adresse. Eine Regel macht daraus eine Mail mit deinem Absender und deinem Text, sofort oder erst nach deiner Freigabe. Der Fall bleibt so lange in der Prävention-Arbeitsliste, bis er auf gelöst steht.
Kann eine Regel aus Versehen hundert Leute anschreiben?
Die Obergrenzen pro Tag und Monat sowie das Dedupe je Empfänger und Anlass sind fest verdrahtet und nicht abschaltbar. Wenn du einer neuen Regel trotzdem nicht traust, lässt du sie im Freigabemodus laufen. Dann geht keine einzige Mail ohne deinen Klick raus.
Die anderen Bereiche
- MonitoringBewertungen überwachen, Alert bei neuen und geänderten
- LöschkandidatenBewertungen an den Portalrichtlinien prüfen, Fall vorbereiten
- PräventionFeedback-QR-Code vor Ort, Unzufriedene zuerst intern
- Social-MonitoringErwähnungen in sechs Netzwerken mitlesen und einordnen
- ReportsWochen- oder Monatsreport plus Dashboard mit denselben Zahlen
Für deine Branche
- RestaurantsGoogle und Tripadvisor im Blick, auch nach dem Samstagabend
- HotelsGoogle und Tripadvisor für Hotels und Ferienwohnungen
- Öffentliche PersonenGoogle-Profil und Social unter deinem eigenen Namen im Blick
- FinanzdienstleisterWenn eine Bewertung über den Erstberatungstermin entscheidet
- Ärzte & PraxenPraxisbewertungen mitlesen, intern statt öffentlich klären
Sieh an deinen eigenen Bewertungen, was WhatTheySay findet
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